Notariskantoren worden steeds vaker geconfronteerd met cliënten op afstand. Hoe stuurt u conceptakten veilig toe, hoe verifieert u identiteit, en hoe archiveert u alles AVG-conform?
Trends: meer cliënten op afstand
De pandemie heeft het notariaat blijvend veranderd. Cliënten verwachten in 2026 dat zowel het voortraject als de naverwerking grotendeels digitaal verloopt. Conceptakten worden niet meer per post toegezonden, intake-formulieren worden online ingevuld, en bij eenvoudiger akten worden cliënten via beeldverbinding gehoord. De verplichting tot fysieke verschijning bij de notaris (artikel 17 Wet op het notarisambt) is in 2024 wettelijk verruimd voor een aantal akten in het personen- en familierecht, mits aan strikte identiteits- en authenticatie-eisen wordt voldaan.
KNB-richtlijnen samengevat
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft in 2024 en 2025 nieuwe richtlijnen gepubliceerd over digitale dienstverlening. Drie kernpunten zijn voor de transferpraktijk van belang.
- Identificatie en verificatie. Bij digitale toezending van akten en stukken voor ondertekening is identificatie op het niveau van "substantieel" of "hoog" volgens eIDAS vereist. Eenvoudige e-mailbevestiging is niet voldoende voor stukken met een akte- of volmachtkarakter.
- Beroepsgeheim en vertrouwelijkheid. Artikel 22 Wna legt een streng beroepsgeheim op. De gekozen transferdienst moet client-side versleutelen met verification-gated decryptie. De provider mag geen routinematige toegang hebben tot plaintext- bestanden.
- Archiveringsverplichting. Akten en bijbehorende correspondentie moeten 100 jaar bewaard blijven (artikel 38 Wna). Auditrapporten van digitale verzendingen vallen onder dezelfde bewaartermijn voor zover zij integraal onderdeel van het akte-archief zijn.
Identiteitsverificatie: hoe regelt u dit?
Voor verzendingen van of naar cliënten op afstand zijn er in de praktijk drie niveaus van identiteitsverificatie. De keuze hangt af van het type document en de gewenste rechtszekerheid.
- Niveau laag. E-mail-magic-link of SMS-OTP. Geschikt voor algemene correspondentie en concept-uitwisseling.
- Niveau substantieel. Two-factor met bevestiging via een tweede kanaal (bijvoorbeeld bank-iDIN). Voor de toezending van conceptakten en intake-formulieren in het familie- en personenrecht.
- Niveau hoog. Scan van paspoort of ID-kaart met biometrische gezichtsmatch (live selfie). Vereist voor de toezending van akten met financiële of juridische impact en voor het uitwisselen van volmachten.
Praktisch voorbeeld: levering registergoed
Bij de levering van een registergoed waarbij beide partijen op afstand zijn, doorloopt het kantoor doorgaans de volgende stappen. De conceptakte wordt minimaal 48 uur voor passering toegezonden via TransferGuard Verified Identity, met biometrische ID-verificatie (paspoort of ID-kaart plus live selfie) van beide partijen. Het auditrapport, inclusief verificatieresultaat, onafhankelijke geverifieerde tijdstempel en SHA-256 hash van de conceptakte, wordt aan het akte-archief toegevoegd.
Veilige overdracht van de conceptakte
De conceptakte is doorgaans het meest gevoelige stuk in het traject. Onderstaande punten zijn minimaal aangewezen.
- EU-only opslag en verwerking.
- End-to-end encryptie met sleutelbeheer onder controle van het kantoor.
- SHA-256 hash van de conceptakte bij verzending.
- Onafhankelijke geverifieerde tijdstempel van een externe tijdstempelautoriteit, die het tijdstip onafhankelijk vastlegt.
- Biometrische identiteitsverificatie van de ontvanger.
- Bewaartermijn instelbaar op minimaal 100 jaar (akte-archivering).
- Eenduidige koppeling tussen verzending en akte-dossier in het notariskantoorsysteem.
Ondertekening: een aparte flow
Volledig digitale ondertekening van notariële akten valt buiten de reikwijdte van deze gids. Dit verloopt via gekwalificeerde digitale handtekeningen (QES) onder eIDAS en de daarbij behorende fysieke of gewaarmerkte vertegenwoordiging zoals voorgeschreven in de Wna. Wat relevant is voor de transferdienst: de verzending van de ondertekende akte (gewaarmerkt afschrift) aan de cliënt na passering verloopt met dezelfde eisen als de toezending van de conceptakte.
Archivering en koppeling met het akte-archief
Het auditrapport van een digitale verzending wordt onderdeel van het dossier. In de praktijk is het verstandig dit te koppelen aan het repertoriumnummer van de akte, zodat een latere opvraging of controle door het Bureau Financieel Toezicht direct alle relevante bewijsstukken oplevert. Het verifieerbare PDF-auditrapport met SHA-256 integriteitscontrole en onafhankelijke geverifieerde tijdstempel blijft ook na opzegging van het abonnement bij de transferdienst geldig.
Conclusie
Digitaal werken met cliënten op afstand is voor het notariaat in 2026 niet langer een keuze maar een vereiste van moderne dienstverlening. TransferGuard combineert EU-only encryptie, biometrische identiteitsverificatie en lang-bewaarbare certificaten in één platform, waarmee notariskantoren volledig conform de KNB-richtlijnen en de Wna kunnen werken.
Bekijk hoe TransferGuard biometrische identiteitsverificatie vormgeeft in de demo van Verified Identity, of lees ons artikel over AVG-eisen voor bestandsoverdracht.