Algemene voorwaarden

1. Definities

• TransferGuard, wij: PVG Technologies B.V., handelend onder de naam TransferGuard.
• Gebruiker, u: het bedrijf of de beroepsbeoefenaar met een account bij TransferGuard. Bij een bedrijfsaccount is dat het bedrijf.
• Persoonlijk account: een account op transferguard.eu.
• Bedrijfsaccount: een omgeving voor een bedrijf op een eigen adres, zoals jansen.transferguard.eu, voor een of meer medewerkers.
• Medewerker: een persoon met een eigen account binnen een bedrijfsaccount.
• Ontvanger: de persoon aan wie u via TransferGuard bestanden stuurt, of bij wie u bestanden opvraagt.
• Transfer: een verzending van een of meer bestanden via TransferGuard, of een verzoek om bestanden.
• Identiteitscontrole: een controle van een ontvanger door onze verificatiepartner, met het identiteitsbewijs, een live-controle en een vergelijking van het gezicht met de foto op het identiteitsbewijs.
• Rapport: het overzicht van een transfer, ook als PDF, met de gebeurtenissen, tijdstempels en eventuele uitkomst van een identiteitscontrole.
• Dienst: het platform TransferGuard, met de website, de accounts, de pagina's voor ontvangers en de functies die daarbij horen.

2. Toepasselijkheid

• Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de dienst door een gebruiker en zijn medewerkers.
• TransferGuard is er alleen voor bedrijven en beroepsbeoefenaars, ook het gratis account. Bij het aanmaken van een account bevestigt u dat u handelt voor uw bedrijf of beroep. Consumenten kunnen geen account aanmaken. Wie een bedrijfsaccount aanmaakt, verklaart bevoegd te zijn het bedrijf te binden.
• Alleen bedrijven en beroepsbeoefenaars die in de Europese Unie zijn gevestigd, kunnen een account aanmaken. Ontvangers kunnen overal ter wereld zijn.
• Algemene voorwaarden van de gebruiker gelden niet.
• Wijkt een schriftelijke afspraak met een gebruiker af van deze voorwaarden, dan geldt die afspraak.

3. Account en toegang

• U zorgt voor juiste en actuele gegevens bij het aanmaken van een account en in de factuurgegevens.
• Voordat u bestanden kunt versturen, bevestigt u uw e-mailadres.
• Iedere medewerker van een bedrijfsaccount heeft een eigen account. Tweestapsverificatie (authenticator-app of toegangssleutel) is verplicht voor elke medewerker van een bedrijfsaccount.
• De eigenaar van een bedrijfsaccount bepaalt wie toegang heeft en met welke rol. U bent verantwoordelijk voor handelingen via uw account en via de accounts van uw medewerkers. Inloggegevens zijn persoonlijk en geheim.
• Vermoedt u misbruik van een account, meld dat dan direct aan info@transferguard.eu.

4. De dienst

TransferGuard levert:

• het versleuteld versturen van bestanden. De bestanden en de bestandsnamen worden in uw browser versleuteld voordat ze onze server bereiken;
• toegang voor de ontvanger op de manier die u per transfer kiest: iedereen met de link, een code per e-mail, E-mail en sms (link per e-mail, code per sms), of een identiteitscontrole (de laatste twee alleen met Certified Delivery);
• twee manieren van bezorgen. Standaard mailen wij de ontvanger een link zonder sleutel en bewaren wij de sleutel van de transfer versleuteld, tot de ontvanger zich bevestigt met de e-mailcode of de identiteitscontrole. Kiest u ervoor de link zelf te delen, dan staat de sleutel alleen in uw link en komt hij nooit op onze server. Alleen die manier is end-to-end versleuteld;
• per transfer een overzicht van wie zich meldde, welke bestanden zijn gedownload, wanneer, vanaf welk IP-adres en met welk apparaat, en een rapport als PDF met tijdstempels van een onafhankelijke tijdstempeldienst (RFC 3161);
• met Certified Delivery: bestanden opvragen bij een ontvanger, op een pagina met uw logo en huisstijlkleur;
• badges. Een ontvanger die bij een transfer een identiteitscontrole heeft gedaan, krijgt de badge Geverifieerd. Andere afzenders zien die badge alleen als de ontvanger dat toestaat. Als afzender kunt u gratis uw eigen identiteit laten controleren voor de badge Geverifieerde afzender. Die is 1 jaar geldig, of korter als uw identiteitsbewijs eerder verloopt.

Een identiteitscontrole is een geautomatiseerde beoordeling door onze verificatiepartner. Het is een hulpmiddel en geen garantie dat een document echt is of dat iemand is wie die persoon zegt te zijn. De controle vervangt geen wettelijke plicht om iemand te identificeren, zoals onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Een badge zegt niets over de bevoegdheid van iemand om namens een bedrijf te handelen.

Het rapport laat zien welke bestanden zijn gedownload en dat de browser van de ontvanger ze heeft ontsleuteld en gecontroleerd. Het bewijst niet dat iemand de bestanden heeft gelezen of begrepen. Een tijdstempel bewijst dat een vastgelegde gebeurtenis op dat moment bestond, niet dat de inhoud ervan juist is. De gegevens in het rapport zijn gewone elektronische gegevens. TransferGuard levert geen gekwalificeerde vertrouwensdiensten, zoals een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Wij mogen de dienst aanpassen en verbeteren. Vervalt een wezenlijke functie van Certified Delivery, dan laten wij dat de eigenaren van bedrijfsaccounts met dat abonnement ten minste 30 dagen vooraf per e-mail weten. Zij kunnen het abonnement dan kosteloos opzeggen voordat de functie vervalt.

5. Abonnementen en limieten

Er zijn twee abonnementen. Het gratis abonnement geldt voor elk account. Certified Delivery is er voor een bedrijfsaccount.

• GB is decimaal: 1 GB is 1.000.000.000 bytes. Een kalendermaand volgt de Nederlandse tijd (Europe/Amsterdam).
• Bereikt u een limiet, dan kunt u die maand niets nieuws meer doen waarvoor die limiet geldt. Er komen geen extra kosten. Wat u in een maand niet gebruikt, vervalt aan het einde van die maand en schuift niet door.
• Een transfer telt mee zodra u hem aanmaakt. Een concept dat u niet verstuurt, telt 24 uur mee. Een gestarte upload telt mee voor het maandvolume, ook als die wordt afgebroken.
• Actieve opslag is het totaal van de bestanden die nog beschikbaar zijn. Na de vervaldatum wissen wij de bestanden en telt die ruimte niet meer mee.
• Een identiteitscontrole telt mee zodra de ontvanger de eerste controle voor een transfer start, in de maand waarin dat gebeurt, ook als de controle mislukt. Per transfer heeft de ontvanger ten hoogste 3 pogingen. Een nieuwe poging binnen dezelfde transfer telt niet opnieuw. Opent een ontvanger een transfer met een eerder aangemaakte toegangssleutel, dan telt dat niet als controle.
• Zijn de identiteitscontroles van de maand op, dan kan een ontvanger een nieuwe controle pas starten als er weer tegoed is, dus vanaf de volgende kalendermaand.
• Bij E-mail en sms telt elke verstuurde sms met een code mee, in de maand waarin de sms wordt verstuurd. Een sms die niet verstuurd kon worden, telt niet mee. Zijn de sms-codes van de maand op, dan kunt u E-mail en sms niet meer kiezen en krijgt een ontvanger van een lopende transfer geen nieuwe code per sms meer tot de volgende kalendermaand. Om misbruik te voorkomen geldt ook een grens per transfer, per bedrijfsaccount en per uur. Sms-codes sturen wij alleen naar mobiele nummers in de Europese Unie.
• Wij kunnen met een bedrijf andere afspraken maken of een bedrijf een gratis periode geven. Die gelden dan alleen voor dat bedrijf.
• Wij kunnen prijzen wijzigen. Een wijziging kondigen wij ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan. Gaat u niet akkoord, dan kunt u het abonnement kosteloos opzeggen voordat de wijziging ingaat. Een maand die al is betaald, blijft tegen de oude prijs gelden.

De actuele prijzen staan op de prijzenpagina.

6. Uw verantwoordelijkheden

• Inhoud en ontvanger. U bent verantwoordelijk voor de bestanden die u verstuurt of opvraagt, voor de keuze van de ontvanger en voor de manier van toegang. Wij kunnen de inhoud van de bestanden niet zien en controleren die niet.
• Gegevens van ontvangers. Voor de persoonsgegevens van ontvangers die u via TransferGuard laat verwerken, bent u verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uw verwerker. U zorgt voor een geldige grondslag en informeert de ontvanger. Kiest u een identiteitscontrole, dan worden biometrische gegevens verwerkt (art. 9 AVG). Daarvoor vragen wij de ontvanger namens u om uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 onder a AVG), in een toestemmingsstap vóór de controle. U voert waar nodig een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit. Voor de herbruikbare identiteit, de toegangssleutel en de badge Geverifieerd, die een ontvanger bij meerdere afzenders kan gebruiken, zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring.
• Eigen wettelijke plichten. TransferGuard vervangt geen wettelijke plicht om iemand te identificeren of gegevens te bewaren. U blijft daar zelf verantwoordelijk voor.
• Zelf delen. Deelt u de link zelf, dan zorgt u voor een veilige manier van delen. Bij toegang voor iedereen met de link kan iedereen met die link de bestanden openen. Wij hebben de sleutel dan niet en kunnen hem niet herstellen.
• Toegestaan gebruik. U gebruikt de dienst alleen voor rechtmatige doelen. Het is niet toegestaan om schadelijke software of onrechtmatige inhoud te versturen, ongevraagd berichten te versturen, personen te volgen, lijsten van personen of badges op te bouwen, limieten te omzeilen, of de beveiliging te testen of te omzeilen zonder onze schriftelijke toestemming.
• Geen archief. TransferGuard bewaart bestanden alleen tot de vervaldatum. Bewaar zelf een kopie van wat u moet of wilt bewaren.

7. Betalen voor Certified Delivery

• Een eigenaar van het bedrijfsaccount sluit het abonnement af en geeft daarbij uitdrukkelijk akkoord.
• Voor het abonnement koppelt het bedrijf via onze betaaldienstverlener een betaalmethode met een machtiging voor terugkerende betalingen: een creditcard (ook via Apple Pay of Google Pay), PayPal, of een machtiging voor automatische incasso (SEPA) die het bedrijf afgeeft met een iDEAL-betaling. U ziet alleen de methoden die onze betaaldienstverlener op dat moment voor terugkerende betalingen toestaat. Buiten een gratis periode betaalt het bedrijf de eerste maand direct, met iDEAL, een kaart (ook via Apple Pay of Google Pay) of PayPal; die betaling geeft ook de machtiging voor de volgende maanden. Tijdens een gratis periode, of bij het vervangen van een betaalmethode, koppelt het bedrijf alleen: met een kaart of PayPal wordt € 0,00 afgeschreven, met iDEAL betaalt het eenmalig € 0,01 om de rekening te bevestigen, dat wij direct terugstorten. Een incasso kan het bedrijf binnen 8 weken door zijn bank laten terugboeken; de betaalde maand stopt dan, net als bij andere terugboekingen. Het bedrijf vult ook zijn factuurgegevens in: naam, adres en land.
• Wij schrijven het abonnement per maand vooraf af via de machtiging. Een betaalde maand begint zodra wij de betaling hebben ontvangen en loopt tot dezelfde datum in de volgende maand. Daarna verlengt het abonnement automatisch met een maand, tot een eigenaar opzegt.
• Btw: een bedrijf in Nederland betaalt 21% btw. Een bedrijf in een andere EU-lidstaat met een btw-nummer dat geldig is volgens VIES betaalt geen btw; de btw wordt verlegd (artikel 196 Btw-richtlijn 2006/112/EG). Zonder geldig btw-nummer rekenen wij 21% Nederlandse btw. Is VIES bij het afschrijven niet bereikbaar, dan geldt voor die betaling 21%. Blijkt een btw-nummer achteraf ongeldig, dan mogen wij de btw alsnog in rekening brengen.
• Opzeggen: een eigenaar kan het abonnement op elk moment opzeggen in het portaal. Het abonnement loopt dan door tot het einde van de betaalde maand en wordt daarna niet verlengd. Wij betalen geen deel van een maand terug.
• Mislukt de betaling van een volgende maand, dan krijgen de eigenaren direct een e-mail. Daarna heeft het bedrijf 14 dagen waarin het bedrijfsaccount gewoon blijft werken en een eigenaar een andere betaalmethode kan koppelen. Is er na die 14 dagen nog niet betaald, dan gaat het bedrijfsaccount terug naar het gratis abonnement (zie artikel 8). Mislukt de eerste betaling, dan start het abonnement niet. Betaalt het bedrijf per incasso, dan gaat een nieuwe maand in zodra wij de incasso hebben aangeboden. Mislukt die incasso, dan vervalt die maand en geldt de respijttermijn hierboven.
• Het bedrijf ontvangt voor elke betaling een factuur per e-mail.
• Bezwaar tegen een afschrijving of factuur meldt het bedrijf binnen 30 dagen.

7a. Lanceringsaanbod

• De eerste 20 bedrijven die een bedrijfsaccount aanmaken, gebruiken TransferGuard Certified Delivery 3 maanden gratis, vanaf het moment van aanmaken. Welke bedrijven tot de eerste 20 horen, bepalen wij aan de hand van het tijdstip van aanmaken in onze administratie. Testaccounts tellen niet mee.
• Het aanbod omvat hetzelfde als het abonnement Certified Delivery in artikel 5, waaronder 10 identiteitscontroles per kalendermaand voor het hele bedrijfsaccount. Voor het aanbod zijn geen betaalgegevens nodig en wij schrijven tijdens de gratis periode niets af.
• Het aanbod verlengt niet automatisch. Wij sturen 14 en 3 dagen voor het einde een herinnering per e-mail. Na afloop gaat het bedrijfsaccount terug naar het gratis abonnement (zie artikel 8), tenzij een eigenaar Certified Delivery zelf heeft afgesloten. Doet een eigenaar dat tijdens de gratis periode, dan volgt de eerste afschrijving pas na het einde van de gratis periode.
• Per bedrijf geldt het aanbod een keer. Het aanbod is niet over te dragen en niet in te wisselen voor geld.
• Het aanbod is bedoeld voor normaal zakelijk gebruik. Bij misbruik, bijvoorbeeld meerdere bedrijfsaccounts voor hetzelfde bedrijf om het aanbod opnieuw te krijgen, mogen wij het aanbod voor dat bedrijf beëindigen. Dat laten wij de eigenaren per e-mail weten, met de reden. Het aanbod eindigt dan 14 dagen na die e-mail.
• Wij mogen het aanbod voor nieuwe aanmeldingen op elk moment beëindigen. Bedrijven die het aanbod al hebben, houden hun gratis periode.

8. Terug naar gratis

Eindigt Certified Delivery, bijvoorbeeld na opzegging, na een mislukte betaling en de termijn van 14 dagen, of aan het einde van een gratis periode, dan gaat het bedrijfsaccount terug naar het gratis abonnement. Daarbij geldt:

• Verstuurde bestanden blijven beschikbaar tot hun eigen vervaldatum.
• U heeft nog 30 dagen om de rapporten van transfers onder Certified Delivery te downloaden. Daarna wissen wij die rapporten (zie artikel 11).
• Vanaf dat moment gelden de limieten van het gratis abonnement, ook voor nieuwe transfers van medewerkers.
• Een ontvanger die bij een transfer met identiteitscontrole de controle nog niet heeft gedaan, kan die niet meer starten zolang Certified Delivery niet actief is.
• Concepten die onder Certified Delivery zijn gemaakt, kunt u niet meer versturen.

9. Beschikbaarheid en ondersteuning

• Wij streven naar een beschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand, maar geven geen garantie op ononderbroken werking. Er geldt geen service level agreement, tenzij schriftelijk afgesproken.
• De dienst hangt mede af van derden, zoals onze verificatiepartner, hosting, opslag, e-mail, de tijdstempeldienst en onze betaaldienstverlener. Voor storingen bij die partijen zijn wij niet verantwoordelijk, maar wij zetten ons in om de gevolgen te beperken.
• Gepland onderhoud kondigen wij waar mogelijk vooraf aan en voeren wij zo veel mogelijk uit op momenten met weinig gebruik.
• Ondersteuning loopt via info@transferguard.eu. Ons beheerscherm toont geen gegevens van ontvangers en geen bestanden.

10. Persoonsgegevens en beveiliging

• Voor de persoonsgegevens van ontvangers bij een transfer is TransferGuard verwerker. De verwerkersovereenkomst regelt dit en maakt deel uit van de overeenkomst.
• Voor de herbruikbare identiteit, de toegangssleutel en de badge Geverifieerd van ontvangers, en voor de badge Geverifieerde afzender, is TransferGuard zelf verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring.
• Voor de gegevens van gebruikers en medewerkers is TransferGuard verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring.
• Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, beschreven in de verwerkersovereenkomst. Bestanden en de database staan in de EU. Wij beloven geen verwerking uitsluitend in de EU; de privacyverklaring beschrijft welke partijen daarbuiten kunnen verwerken.

11. Bewaren en wissen

• Bestanden zijn beschikbaar tot de vervaldatum die bij de transfer hoort. Na die datum, of nadat u de transfer intrekt, heeft niemand meer toegang en wissen wij de bestanden.
• Gratis transfers. U kunt de downloadstatus in uw dashboard bekijken zolang de bestanden beschikbaar zijn: 5 dagen. Gratis transfers bevatten geen PDF-rapport. Na deze periode wissen wij de gegevens van de ontvanger samen met de bestanden. PDF-rapporten zijn uitsluitend inbegrepen bij Certified Delivery.
• Certified Delivery. Het rapport van een transfer blijft 1 jaar beschikbaar na het versturen, of 1 jaar na de eerste volledige ontvangst als dat later is. Een rapport van een verzoek om bestanden blijft 1 jaar na het aanmaken beschikbaar. Na het intrekken of verlopen van een transfer kunt u het rapport eerder wissen.
• Einde van Certified Delivery. Eindigt het abonnement, na opzegging of na een mislukte betaling en de termijn van 14 dagen, dan kunt u de rapporten nog 30 dagen downloaden. Daarna wissen wij de rapporten en de gegevens van ontvangers die erbij horen.
• Uw gegevens terugkrijgen. U krijgt uw gegevens terug door per transfer de bestanden te downloaden zolang ze beschikbaar zijn, en het rapport als PDF. Een aparte export van alle gegevens tegelijk bieden wij niet.
• Technische logregels zonder namen of e-mailadressen blijven bestaan nadat een rapport is gewist. Ze vormen dan geen rapport meer en zijn niet meer aan een ontvanger te koppelen.
• Einde van de overeenkomst. Verwijdert u uw account of eindigt de overeenkomst op een andere manier, dan wissen wij de gegevens van het account en van ontvangers binnen 30 dagen. Facturen en betaalgegevens bewaren wij 7 jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vraagt. In onze versleutelde back-ups staan gewiste gegevens nog ten hoogste 90 dagen.

12. Intellectueel eigendom

• Alle rechten op de dienst, de software, de teksten en het ontwerp blijven bij TransferGuard of haar licentiegevers. U krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
• U houdt de rechten op uw eigen bestanden, gegevens, logo en huisstijl, en geeft ons toestemming die te gebruiken om de dienst te leveren.
• Het is niet toegestaan de dienst te kopiëren, te decompileren of door te verkopen zonder schriftelijke toestemming.

13. Aansprakelijkheid

• Onze aansprakelijkheid is beperkt tot vergoeding van directe schade, tot ten hoogste het bedrag dat u voor de dienst heeft betaald over de periode waarin de schade is ontstaan. Bij het maandabonnement Certified Delivery is dat één maandbedrag, nu € 15 exclusief btw.
• Heeft u over die periode niets betaald, zoals bij een gratis account of tijdens een gratis periode, dan zijn wij niet aansprakelijk, voor zover de wet dat toelaat.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, boetes van toezichthouders of schade door bedrijfsstagnatie.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor besluiten die u neemt op basis van de uitkomst van een identiteitscontrole of een badge, voor een onjuiste uitkomst die voortkomt uit de beoordeling van onze verificatiepartner of uit onjuiste gegevens, voor een link met sleutel die u zelf deelt, en voor bestanden die na de vervaldatum zijn gewist.
• Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid (grove schuld) van onze bedrijfsleiding.
• Meld schade zo snel mogelijk schriftelijk. Elk recht op schadevergoeding vervalt 12 maanden nadat u de schade kende of redelijkerwijs had moeten kennen.

14. Duur, opschorting en beëindiging

• De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd vanaf het aanmaken van een account.
• Certified Delivery zegt een eigenaar op zoals beschreven in artikel 7.
• U kunt de overeenkomst op elk moment beëindigen door uw account te verwijderen: log in, klik linksonder op uw naam, kies Uw account en daarna Account verwijderen. Bij een bedrijfsaccount doet een eigenaar dat. U kunt ook mailen naar info@transferguard.eu vanaf het e-mailadres van het account.
• Wij kunnen de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van ten minste 2 maanden, per e-mail.
• Wij kunnen de toegang direct opschorten of de overeenkomst direct beëindigen bij misbruik of vermoeden daarvan, bij handelen in strijd met deze voorwaarden of de wet, of als een verificatiepartner of toezichthouder dat verlangt. Waar redelijk waarschuwen wij eerst.

15. Wijziging van deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan. Gaat u niet akkoord, dan kunt u de overeenkomst vóór de ingangsdatum kosteloos beëindigen.

16. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht.

Bij verschil tussen de Nederlandse en Engelse tekst geldt de Nederlandse tekst.