Wat bewijst een ontvangstbewijs, en wat niet?
Een ontvangstbewijs laat zien dat uw bestanden zijn aangekomen en geeft u houvast bij een discussie. Dit is wat het wel en niet bewijst, in gewone taal.
Wie belangrijke stukken verstuurt, wil achteraf kunnen aantonen dat ze zijn aangekomen. Een goed ontvangstbewijs scheelt u een lange mailwisseling, voorkomt dat u hoeft te gokken wat er is gebeurd en geeft u iets concreets in handen als een cliënt zegt dat hij niets heeft gekregen. Maar een bewijs is alleen zo sterk als wat het werkelijk laat zien, en daar gaat het vaak mis: mensen denken dat een ontvangstbewijs meer zegt dan het doet.
In dit artikel leest u wat een ontvangstbewijs van TransferGuard wel laat zien, wat het nadrukkelijk niet bewijst, hoe u het in de praktijk gebruikt en hoe u eventueel meer zekerheid inbouwt.
Waarom een gewone e-mail niet genoeg is
Als u een bijlage mailt, weet u eigenlijk alleen dat uw mail is verstuurd. Of hij is aangekomen, in de spam is beland of ongelezen in een volle inbox staat, ziet u niet. Een leesbevestiging helpt weinig, omdat de ontvanger die kan weigeren en omdat ze niets zegt over de bijlage zelf. Zegt een cliënt een maand later dat hij het jaarrekeningconcept nooit heeft gezien, dan staat u met lege handen.
Het probleem is dus dat verzenden en ontvangen twee verschillende dingen zijn. Een ontvangstbewijs vult precies dat gat: het legt vast wat er aan de ontvangende kant is gebeurd, niet alleen wat u deed.
Wat het ontvangstbewijs wel laat zien
Met Certified Delivery krijgt u bij elke transfer een PDF-rapport: een logboek waarin elke stap die ertoe doet staat, met datum en tijd. Zo ziet u in één oogopslag wat er is gebeurd. Met het gratis plan krijgt u een e-mail zodra alles is gedownload, en ziet u de status 5 dagen in uw dashboard. Het rapport laat dit zien:
- Wanneer de link is geopend en de bestanden zijn opgehaald.
- Dat de bestanden compleet en ongewijzigd zijn aangekomen. De browser van de ontvanger controleert dat bij het ophalen.
- Welke controle de ontvanger heeft doorlopen, bijvoorbeeld een e-mailcode, een sms-code of een identiteitscontrole.
- Het verloop van de transfer, in een logboek met een ketting van controlesommen, zodat een latere wijziging direct opvalt.
- Tijdstempels van een onafhankelijke partij, zodat de tijdstippen niet alleen op onze eigen klok berusten.
Waarom is die ketting van controlesommen belangrijk? Elke regel in het logboek is gekoppeld aan de regel ervoor. Past u achteraf één regel aan, dan klopt de ketting niet meer en ziet iedereen dat er iets is veranderd. Dat maakt het logboek betrouwbaarder dan een lijstje dat iemand later in een spreadsheet zou kunnen bewerken.
Wat het niet bewijst
Een eerlijk ontvangstbewijs is duidelijk over zijn grenzen. Dat helpt u: wie te veel belooft, komt in een discussie in de problemen als de ander precies op dat zwakke punt wijst.
- Dat iemand de bestanden heeft gelezen of begrepen. Het bewijst dat ze zijn opgehaald, niet dat er naar gekeken is.
- Dat de persoon achter het toetsenbord de ontvanger is, tenzij u een identiteitscontrole heeft gevraagd.
- Dat de ontvanger akkoord is met de inhoud.
Een voorbeeld: u stuurt een offerte en de ontvanger haalt de bestanden op. Het rapport laat zien dat het gebeurd is. Beweert hij later dat hij de offerte nooit heeft doorgenomen, dan kan het rapport daar niets over zeggen. Het laat wel zien dat hij de kans had, en dat is in veel gesprekken al genoeg om het te beëindigen.
Een tweede voorbeeld gaat over de persoon. Met alleen een code per e-mail bewijst het rapport dat iemand toegang had tot dat postvak. Een collega met toegang tot dezelfde mailbox kan dus de bestanden hebben opgehaald. Dat is geen fout in het rapport: het is gewoon wat een e-mailcode kan laten zien.
Welke controle past bij welke zekerheid
Hoe meer controle u vraagt, hoe meer het rapport over de ontvanger kan zeggen. Welke zekerheid u nodig heeft, hangt af van wat er op het spel staat.
| Controle | Wat het rapport laat zien | Wat het niet laat zien |
|---|---|---|
| Code per e-mail | Dat iemand met toegang tot dat postvak de bestanden ophaalde | Wie die persoon was |
| Code per sms | Dat de code is ingevoerd die naar het opgegeven mobiele nummer ging | Wie die persoon was, als de telefoon wordt gedeeld |
| Identiteitscontrole | De gecontroleerde naam van de ontvanger | Dat de bestanden zijn gelezen |
Zo gebruikt u het ontvangstbewijs in de praktijk
- Kies bij het versturen de controle die past bij de gevoeligheid van de stukken. Voor een paspoort of hypotheekdossier is een identiteitscontrole verstandig, met Certified Delivery.
- Stuur de transfer en laat de ontvanger de bestanden ophalen. U hoeft verder niets te doen.
- Open daarna het rapport als u wilt weten wat er is gebeurd. Het laat tijden, gekozen controle en het resultaat zien. Met het gratis plan staat het belangrijkste in de e-mail die u krijgt zodra alles is gedownload.
- Bewaar het PDF-rapport, of met het gratis plan die e-mail, bij het dossier van de cliënt. Zo staat het bewijs er als iemand er later naar vraagt.
- Zegt een cliënt dat hij niets kreeg? Bekijk het rapport, bespreek de tijdstippen en stuur zo nodig opnieuw.
Een praktijkvoorbeeld: een kantoor stuurt een cliënt de jaarrekening ter goedkeuring en hoort drie weken niets. Op het moment dat de cliënt zegt dat hij niets ontving, opent de medewerker het rapport en ziet dat de bestanden dinsdag om 14.12 uur zijn opgehaald, compleet en ongewijzigd. Het gesprek gaat dan niet meer over wie gelijk heeft, maar over wat de cliënt met de stukken wil. Dat bespaart tijd, en het houdt de sfeer goed.
Veelgemaakte fouten
- Het rapport zien als bewijs van lezen. Het laat zien dat bestanden zijn opgehaald, niet dat iemand ze heeft doorgenomen.
- Een gevoelig bestand versturen met alleen een e-mailcode en daarna wel willen weten wie het opende.
- Het rapport pas zoeken als er een probleem is. Bewaar het liever meteen bij het dossier.
- Vergeten dat bestanden na de gekozen termijn worden verwijderd. Het rapport bij Certified Delivery blijft een jaar bewaard, de bestanden niet.
- Het rapport presenteren als meer dan het is. Beschrijf het als wat het is: een logboek van wat er technisch is gebeurd.
Hoe TransferGuard dit oplost
Bij elke transfer krijgt u een e-mail zodra alles is gedownload, met de ontvanger, de gekozen controle, het tijdstip en de bevestiging dat de bestanden compleet en ongewijzigd zijn aangekomen. Met het gratis plan ziet u die status 5 dagen in uw dashboard. Daarna wissen wij de gegevens.
Met Certified Delivery (€ 15 per maand excl. btw) krijgt u daarnaast een PDF-rapport dat 1 jaar bewaard blijft, met een logboek met een ketting van controlesommen en tijdstempels van een onafhankelijke partij. U kunt daarbij naast de e-mailcode ook een sms-code of identiteitscontrole vragen, met 10 identiteitscontroles per maand voor het hele team. De bestanden worden in uw browser versleuteld voordat ze uw apparaat verlaten en na de gekozen termijn verwijderd. Met Certified Delivery blijven ze 5, 14 of 30 dagen beschikbaar, met het gratis plan 5 dagen.
Een ontvangstbewijs van TransferGuard is bewijs van wat er technisch is gebeurd. Welke waarde het in een juridische procedure heeft, is aan de rechter en uw jurist.