Paspoortkopie per e-mail: waarom u uw cliënten beter een link stuurt

Als u cliënten vraagt hun paspoort niet te mailen maar via een beveiligde link aan te leveren, voorkomt u dat een van hun gevoeligste documenten jarenlang in mailboxen blijft staan. Dat beschermt uw cliënt, en het beschermt uw kantoor: een paspoortkopie die uit uw mailbox uitlekt, kan een datalek zijn dat u moet melden.

In dit artikel leest u waarom een gemailde kopie zo lang blijft rondzweven, wat u als kantoor wel kunt doen, hoe u een kopie veilig opvraagt en waar de grens ligt van wat een verzenddienst voor u kan regelen.

Waarom een gemailde kopie jaren blijft rondzweven

Een mail met een paspoortkopie staat niet op één plek. Hij staat in de map Verzonden van uw cliënt, in uw inbox, op de servers van beide mailproviders en vaak ook in back-ups. Stuurt een collega hem door naar het dossier of naar een andere afdeling, dan komen er nog meer kopieën bij. Verwijdert u de mail, dan blijven al die andere kopieën gewoon bestaan.

Een voorbeeld. Een cliënt mailt zijn paspoort voor een hypotheekaanvraag. Uw assistent stuurt de mail door naar de adviseur, die hem weer doorstuurt naar de geldverstrekker. Twee jaar later staat dezelfde kopie nog in vier mailboxen, ook bij medewerkers die al lang zijn vertrokken. Niemand deed iets verkeerd, en toch heeft niemand de kopie nog onder controle.

Op zo'n kopie staat alles wat iemand nodig heeft om zich als uw cliënt voor te doen: foto, naam, geboortedatum, documentnummer en handtekening. Wordt een mailbox overgenomen of gaat een mail naar het verkeerde adres, dan ligt dat hele pakket bij een vreemde. Voor uw cliënt betekent dat een risico op identiteitsfraude, voor uw kantoor een mogelijk datalek.

Wat u als kantoor wel kunt doen

1. Vraag alleen wat nodig is. Vraag een kopie als de wet of uw opdracht dat echt vereist, en niet meer dan dat. Moet het burgerservicenummer erop staan? Vaak niet.
2. Wijs uw cliënt op de KopieID-app. Met deze gratis app van de overheid maakt uw cliënt een kopie waarop het burgerservicenummer of de pasfoto is weggestreept, met een watermerk dat zegt voor wie en waarvoor de kopie bedoeld is. Zo is hij nergens anders voor te gebruiken.
3. Laat de kopie uploaden in plaats van mailen. Stuur uw cliënt een link waarmee hij het bestand versleuteld bij u aanlevert. Dan staat de kopie niet in zijn map Verzonden en niet in uw inbox.
4. Bewaar de kopie niet langer dan nodig. Leg vast waar kopieën van identiteitsbewijzen staan en verwijder ze zodra u ze niet meer nodig heeft, tenzij een wet u verplicht ze langer te bewaren.

Waar de grens ligt

Een beveiligde link lost een groot deel van het probleem op, maar niet alles. Hij zorgt dat de kopie onderweg versleuteld is, dat hij niet in mailboxen blijft staan en dat de link na een paar dagen vanzelf stopt met werken. Maar zodra u de kopie downloadt, staat hij op uw computer of in uw dossiersysteem. Vanaf dat moment bepaalt u hoe goed hij beschermd is en hoe lang hij bewaard blijft. Dat kan geen enkele verzenddienst voor u regelen.

Andersom geldt hetzelfde. Stuurt u zelf een document naar een cliënt, dan staat het na de download op diens apparaat. Een link die verloopt, haalt een bestand dat al is gedownload niet meer terug.

Hoe dat bij TransferGuard werkt

Met Bestanden opvragen stuurt u uw cliënt een link naar een uploadpagina in de huisstijl van uw kantoor. Uw cliënt bevestigt zich met een code per e-mail en uploadt de kopie zonder account. Het bestand wordt in de browser van uw cliënt versleuteld voordat het wordt verstuurd, en alleen u kunt het openen. Na de termijn die u kiest, 5, 14 of 30 dagen, verwijderen wij het bestand van onze server.

Bestanden opvragen hoort bij Certified Delivery, voor € 15 per maand excl. btw. Daarbij krijgt u ook een PDF-rapport met een tijdstempel van een onafhankelijke partij. Met het gratis plan verstuurt u zelf bestanden, tot 3 GB per transfer en 3 transfers per maand.

Veelgemaakte fouten

• Voor de zekerheid om een kopie vragen. Wat u niet opvraagt, kan ook niet uitlekken.
• De mail met de kopie in de inbox laten staan. Sla de kopie op in het dossier en verwijder de mail, ook uit de map Verwijderde items.
• Cliënten hun paspoort via een chatapp laten sturen. Dan staat het op telefoons en in cloudback-ups waar u geen zicht op heeft.
• Ervan uitgaan dat een verlopen link alles opruimt. Wat al is gedownload, blijft staan waar het is opgeslagen.

Welke documenten u mag opvragen en hoe lang u ze mag of moet bewaren, bepalen de wet en uw beroepsregels. TransferGuard helpt u bestanden veilig te ontvangen en te versturen, en vervangt geen wettelijke identificatieplicht.