Nepverzoeken om een paspoort: zo helpt u uw cliënten ze te herkennen

Als uw cliënten een nepverzoek herkennen, beschermt u hen tegen identiteitsfraude en uw kantoor tegen misbruik van uw naam. En als ze uw echte verzoek meteen als echt herkennen, leveren ze sneller aan en hoeven ze niet eerst te bellen om te vragen of het wel klopt. Beide begint bij een duidelijke, vaste werkwijze.

In dit artikel leest u waarom fraudeurs juist uw naam gebruiken, hoe zo'n verzoek eruitziet, welke signalen u met uw cliënten kunt delen en hoe u uw eigen verzoeken herkenbaar maakt.

Waarom fraudeurs zich als kantoor voordoen

Op een identiteitsbewijs staat precies wat een fraudeur nodig heeft: naam, geboortedatum, pasfoto en documentnummer. Daarmee kan hij zich bij sommige organisaties als iemand anders voordoen, een lening of abonnement aanvragen of anderen misleiden. Mensen sturen zo'n kopie niet zomaar naar een onbekende. Wel naar hun accountant, makelaar of hypotheekadviseur, want die vragen er vaker om. Daarom lenen fraudeurs graag de naam van een kantoor.

Zo ziet een nepverzoek eruit

Een cliënt van een makelaarskantoor zoekt een huurwoning. Een dag na de bezichtiging krijgt hij een mail die op die van het kantoor lijkt: er zijn veel gegadigden, dus als hij vandaag nog een foto van zijn paspoort stuurt, komt hij bovenaan de lijst. Het adres wijkt één letter af van het echte. De cliënt wil de woning graag en stuurt de foto. Het kantoor merkt pas iets als de cliënt later belt over een contract dat nooit is verstuurd.

Een andere variant is een bericht via een chatapp, zogenaamd van een medewerker met een nieuw nummer, met de vraag of de cliënt snel nog een kopie kan sturen. De toon is vertrouwd en de reden dringend. Omdat de cliënt de naam kent, vraagt hij niet door.

Zes signalen om met uw cliënten te delen

Geen enkel signaal bewijst op zichzelf dat iets nep is, maar hoe meer er samenkomen, hoe groter de kans op fraude. Zet ze bijvoorbeeld in uw welkomstmail of op uw website.

• Er is haast. 'Vandaag nog, anders gaat de woning naar een ander.'
• Het verzoek komt via een kanaal dat het kantoor normaal niet gebruikt, zoals een privénummer of een chatapp.
• Het e-mailadres lijkt op dat van het kantoor, maar wijkt een letter of een streepje af.
• De cliënt moet inloggen via een link in het bericht, in plaats van via de website die hij al kent.
• Het verzoek past niet bij iets wat de cliënt zelf is gestart.
• Er is geen reden gegeven, of een vage, zoals 'voor onze administratie'.

Maak uw eigen verzoeken herkenbaar

1. Spreek één werkwijze af. Vertel nieuwe cliënten hoe u documenten opvraagt, en dat u nooit via een chatapp of een privénummer om een paspoort vraagt.
2. Vraag altijd via hetzelfde kanaal, met dezelfde afzender en dezelfde opmaak. Een verzoek dat daarvan afwijkt, valt dan vanzelf op.
3. Leg uit waarom u iets nodig heeft. Een echt verzoek heeft een duidelijke reden, en een cliënt die die reden kent, vertrouwt het verzoek eerder.
4. Geef uw cliënt een manier om te controleren. Bijvoorbeeld een kenmerk in het verzoek dat hij kan noemen als hij u belt op het nummer dat hij al kent.
5. Laat een cliënt die twijfelt altijd terugbellen, en neem hem dat nooit kwalijk. Echte kantoren vinden dat geen enkel probleem.

Als een cliënt toch een kopie heeft gestuurd

Hoe sneller er actie komt, hoe kleiner de schade. Adviseer uw cliënt om zijn bank te waarschuwen, aangifte te doen bij de politie en het te melden bij de Fraudehelpdesk. Zijn uw naam of huisstijl misbruikt, meld dat dan ook zelf, en waarschuw uw andere cliënten met een korte mail via het kanaal dat ze van u kennen. Schaamte houdt mensen vaak tegen, dus zeg erbij dat het iedereen kan overkomen.

Hoe TransferGuard daarbij helpt

Met Bestanden opvragen stuurt u uw cliënt een link naar een uploadpagina in de huisstijl van uw kantoor. Die link deelt u zelf, via het kanaal dat uw cliënt van u kent. Uw cliënt bevestigt zich met een code per e-mail en uploadt de kopie versleuteld, zonder account, en alleen u kunt hem openen. Verstuurt u zelf documenten, dan noemt de uitnodiging van TransferGuard uw naam met uw bevestigde e-mailadres, en staat er een kenmerk in dat uw cliënt kan noemen als hij u belt. Na de gekozen termijn verwijderen wij de bestanden. Wat u al heeft gedownload, staat in uw eigen dossier.

U kunt ook gratis uw eigen identiteit laten controleren. Uw cliënt ziet daarna een jaar lang een vinkje bij de naam van uw identiteitsbewijs. Dat vinkje zegt wie u bent, niet namens welk kantoor u optreedt, en ook niet dat elk verzoek verstandig is. Blijf dus altijd uitleggen waarom u iets vraagt.

Bestanden opvragen hoort bij Certified Delivery, voor € 15 per maand excl. btw. Met het gratis plan verstuurt u zelf bestanden, tot 3 GB per transfer en 3 transfers per maand.

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Is een cliënt slachtoffer van fraude, dan is de eerste stap contact met zijn bank en de politie.