Zo stuurt u uw jaarrekening veilig naar uw accountant

Wie zijn administratie veilig bij de accountant aflevert, voorkomt dat een gehackt e-mailaccount jaren aan bedrijfsgegevens prijsgeeft. Dat scheelt niet alleen risico, het geeft ook rust: u weet dat de stukken bij de juiste persoon zijn aangekomen en niet als bijlage in mailboxen blijven staan.

In dit artikel leest u welke stukken u deelt, waarom mailen er een probleem van maakt, hoe u het in een paar minuten anders doet en wat accountants kunnen doen om het hun cliënten makkelijker te maken.

Wat u als ondernemer meestal deelt

• Bankafschriften en kassastukken.
• Inkoop- en verkoopfacturen.
• Loonadministratie en een kopie van het identiteitsbewijs van de directeur.
• Concept- en definitieve jaarrekeningen.
• Belastingaanslagen en contracten, bijvoorbeeld een huur- of leasecontract.

Samen vertellen die stukken hoeveel u verdient, wie uw cliënten en leveranciers zijn, waar uw geld staat en wie er bij u op de loonlijst staat. Voor een fraudeur is dat genoeg om een geloofwaardige nepfactuur of een nep-betaalverzoek te maken, in precies de toon en met de bedragen die u gewend bent.

Waarom mailen het probleem is

Een bijlage staat na het versturen op meerdere plekken: in uw map Verzonden, in de mailbox van uw accountant, op de laptops en telefoons waarop die mailboxen zijn gesynchroniseerd en bij de mailproviders. U kunt de mail niet meer terugroepen en u bepaalt niet meer wie de kopieën ziet. Wordt één van die mailboxen overgenomen, dan staat alles wat ooit is gemaild ineens open. U merkt dat meestal pas als het te laat is.

Neem een ondernemer die jaarlijks zijn stukken per mail naar zijn accountant stuurt. Na vijf jaar staan er vijf jaar aan afschriften, facturen en loonstroken in zijn map Verzonden en in die van het kantoor. Op een dag wordt het wachtwoord van de accountant buitgemaakt door een nepinlogpagina. De dief hoeft maar één keer in te loggen en zoekt op 'jaarrekening' of 'bankafschrift'. Alles wat u ooit stuurde, ligt voor het oprapen.

Daar komt bij dat een gewone mail onderweg niet altijd afgeschermd is voor de partijen die hem doorsturen. Een bijlage is, vergelijkbaar met een briefkaart, in principe voor meerdere partijen leesbaar. Een versleutelde overdracht lost dat op, want de bestanden zijn dan alleen te openen met een sleutel die niet vrij rondgaat.

Zo regelt u het in een paar minuten

Het doel is dat alleen uw accountant de bestanden kan openen, dat u kunt zien dat ze zijn aangekomen en dat ze daarna niet meer via een link of mailbox op te halen zijn. Dat vraagt geen technische kennis, alleen een andere route dan de mail.

1. Verzamel de stukken in één keer, zodat u niet meerdere mails hoeft te sturen en niets vergeet.
2. Kies een korte looptijd, bijvoorbeeld 5 dagen. Daarna werkt de link niet meer en kan niemand de bestanden nog ophalen.
3. Laat een code naar het e-mailadres van uw accountant gaan. Zo opent alleen die persoon de bestanden, ook als iemand de link onderschept.
4. Laat TransferGuard de link mailen, of deel hem zelf. De code gaat apart naar het adres van uw accountant, op het moment dat hij de link opent.
5. Bewaar de e-mail die u krijgt zodra alles is gedownload. Daarin staat wanneer de bestanden zijn opgehaald en dat ze compleet en ongewijzigd zijn aangekomen. Met Certified Delivery krijgt u er een PDF-rapport bij dat 1 jaar bewaard blijft.

Let op: zo'n bevestiging laat zien dat de bestanden zijn opgehaald, maar niet dat iemand ze heeft gelezen. Wilt u zeker weten dat het uw accountant zelf is, vraag dan om een identiteitscontrole van de ontvanger. Dat kan bij Certified Delivery.

Wat is veilig genoeg? Een vergelijking

Het verschil zit vooral in wat er achterblijft. Bij een versleutelde link met een korte looptijd valt er na een paar dagen via de link of uw mailbox niets meer op te halen, hoe het mailaccount er later ook aan toe is. Dat maakt het ook voor u makkelijker: u hoeft niet te onthouden welke stukken waar staan en wanneer u ze moet opruimen.

Veelgemaakte fouten

• Het wachtwoord van een bestand in dezelfde mail zetten. Dan is de beveiliging net zo goed te omzeilen als een open envelop.
• Een link zonder looptijd delen. De bestanden blijven dan open staan lang nadat het werk klaar is.
• Alle jaren in één map bewaren in een gedeelde omgeving 'voor het gemak'. Eén gelekt account en alles ligt open.
• Stukken sturen naar een e-mailadres dat u uit een eerdere mail heeft overgenomen. Controleer bij nieuwe of gewijzigde adressen eerst telefonisch of het klopt.
• Niet nagaan of alles is aangekomen. Een ontbrekende bijlage valt vaak pas bij de aangifte op.

Voor accountants: laat uw cliënten het zelf aanleveren

Wie als kantoor stukken opvraagt, kent het probleem: halve mailketens met bijlagen, cliënten die niet weten wat ze moeten sturen en bestanden die tussen de mails verdwijnen. Een uploadportaal haalt dat uit het proces. U maakt één verzoek, de cliënt ziet precies wat u nodig heeft en alles komt op één plek binnen.

Met Certified Delivery stuurt u uw cliënt een link naar een uploadportaal in uw eigen huisstijl. De cliënt uploadt versleuteld zonder account en alleen u kunt de bestanden openen. Zo hoeft uw cliënt niets aan te maken, en hoeft u geen privémailbox met gevoelige bijlagen bij te houden.

Zo regelt TransferGuard dit

Bestanden worden in de browser van de afzender versleuteld voordat ze worden geüpload en staan versleuteld in de EU. Standaard mailt TransferGuard de ontvanger een link zonder sleutel. De sleutel staat versleuteld bij ons en komt pas vrij nadat uw accountant zich bevestigt met een code per e-mail, of bij Certified Delivery ook met een sms-code of een identiteitscontrole. De ontvanger hoeft geen account of app te hebben.

Wilt u dat de sleutel nooit op onze server komt? Kies dan 'U deelt de link zelf'. Alleen die keuze is end-to-end versleuteld. Na de termijn die u kiest worden de bestanden verwijderd (onze opruimtaak draait elke 15 minuten). Gratis kunt u tot 3 GB per transfer versturen, 3 transfers per kalendermaand, met 5 dagen beschikbaarheid. Certified Delivery (15 euro per maand excl. btw) biedt tot 25 GB per transfer, een bewaartermijn van 5, 14 of 30 dagen en een PDF-rapport met een tijdstempel van een onafhankelijke partij dat 1 jaar bewaard blijft.

Dit artikel is algemene informatie. Welke stukken u moet bewaren of aanleveren, bepaalt uw accountant en de wet.