Hypotheekdocumenten veilig ontvangen en delen: zo doet u dat als adviseur of makelaar

Als u hypotheekstukken zorgvuldig ontvangt en verstuurt, beschermt u de financiële gegevens van uw cliënt en de naam van uw kantoor. Een hypotheekdossier vertelt bijna alles over iemands geldzaken, en juist die stukken gaan vaak in meerdere rondes per mail heen en weer. Met een paar vaste gewoonten voorkomt u dat ze jarenlang in mailboxen blijven staan.

Hieronder leest u welke stukken het gevoeligst zijn, waarom een gewone mail er niet voor bedoeld is, hoe u ze veilig laat aanleveren en hoe u ze zelf verstuurt. Aan het eind staan de vragen die cliënten het vaakst stellen.

Welke stukken het gevoeligst zijn

• Een kopie van het identiteitsbewijs.
• Loonstroken, een jaaropgave en een werkgeversverklaring.
• Bankafschriften en overzichten van andere leningen.
• Bij een aankoop: het koopcontract en vaak een taxatierapport.

Samen vertellen ze veel over het inkomen, het vermogen en de situatie van uw cliënt. Eén loonstrook lijkt onschuldig, maar met een paspoortkopie, een adres en bankgegevens erbij ontstaat een dossier waarmee iemand zich overtuigend als uw cliënt kan voordoen.

Waarom een gewone mail niet ideaal is

Een bijlage staat na het versturen op meerdere plekken: in de map Verzonden van uw cliënt, in uw inbox en op de servers van de mailproviders. Er is geen datum waarop dat verdwijnt, en niemand ziet of de mail is doorgestuurd.

Een voorbeeld. Uw cliënt mailt zijn stukken naar uw algemene adres. Een collega stuurt ze door naar de adviseur, die ze op een gedeelde schijf zet. Na de aankoop is het dossier rond, maar de mail met loonstroken en paspoort staat nog in drie mailboxen. Bij een hypotheek komt daar bij dat er in korte tijd veel stukken komen, vaak in meerdere rondes, zodat er steeds meer kopieën ontstaan.

Laat uw cliënt de stukken uploaden

Het grootste deel van de risico's verdwijnt als uw cliënt niet mailt, maar uploadt. U stuurt één link naar een pagina in de huisstijl van uw kantoor. Uw cliënt bevestigt zich met een code per e-mail en uploadt de bestanden zonder account. Ze worden in zijn browser versleuteld voordat ze worden verstuurd, en alleen u kunt ze openen.

Dat past bij wat uw cliënt van een professional verwacht: duidelijkheid over waar zijn stukken naartoe gaan. Een cliënt die niets hoeft te installeren en meteen ziet waar hij moet uploaden, levert bovendien sneller en vollediger aan. Ontbreekt er later iets, stuur dan een nieuw verzoek in plaats van de oude mailketen te beantwoorden.

Zo verstuurt u zelf stukken zorgvuldig

1. Stuur alleen wat nodig is. Wat u niet verstuurt, kan ook niet uitlekken.
2. Gebruik een link met een korte looptijd, bijvoorbeeld 5 dagen. Daarna werkt de link niet meer en staan de stukken niet langer bij de verzenddienst of als bijlage in mailboxen.
3. Laat de ontvanger zich bevestigen met een code op zijn eigen e-mailadres. Stuurt iemand de link door of leest iemand mee, dan heeft die er niets aan.
4. Controleer het adres van de ontvanger goed. Een verkeerd adres krijgt zowel de link als de code. Wilt u zeker weten dat het de juiste persoon is, kies dan met Certified Delivery een identiteitscontrole.
5. Kijk of de stukken zijn aangekomen. U krijgt een e-mail zodra alles is gedownload, en met Certified Delivery ook een PDF-rapport.

Waar de grens ligt

Een beveiligde link houdt stukken uit mailboxen en stopt na de gekozen termijn vanzelf met werken. Maar zodra iemand de stukken downloadt, staan ze op diens computer. Voor de stukken die u van uw cliënt ontvangt, betekent dat: u bepaalt hoe ze in uw dossier bewaard worden en wanneer u ze verwijdert. Een link die verloopt, haalt niets terug wat al is gedownload.

Hoe dat bij TransferGuard werkt

Bestanden worden in de browser versleuteld voordat ze worden geüpload, en staan versleuteld in de EU. Standaard mailt TransferGuard de ontvanger een link zonder sleutel. De sleutel komt pas vrij nadat de ontvanger zich heeft bevestigd met de e-mailcode, of met Certified Delivery met een sms-code of identiteitscontrole. Wilt u dat de sleutel nooit op onze server komt, kies dan voor de optie waarbij u de link zelf deelt. Dat is end-to-end. Na de gekozen termijn verwijderen wij de bestanden.

Gratis verstuurt u tot 3 GB per transfer, 3 transfers per kalendermaand, en de bestanden blijven 5 dagen beschikbaar. Certified Delivery kost € 15 per maand excl. btw. Daarmee vraagt u bestanden op bij uw cliënt in uw eigen huisstijl, verstuurt u tot 25 GB per transfer en krijgt u een PDF-rapport met een tijdstempel van een onafhankelijke partij, dat 1 jaar bewaard blijft. Het rapport laat zien wanneer de bestanden zijn opgehaald en dat ze compleet en ongewijzigd zijn aangekomen. Het bewijst niet dat iemand ze heeft gelezen.

Vragen die cliënten stellen

• Moet ik een account aanmaken of iets installeren? Nee, uw cliënt heeft geen account of app nodig.
• Waarom kan ik de stukken niet gewoon mailen? Omdat ze dan jaren in mailboxen blijven staan. Via de link komen ze versleuteld bij u binnen.
• Wat gebeurt er met mijn stukken als de aanvraag klaar is? Bij TransferGuard worden ze na de gekozen termijn verwijderd. Wat u als kantoor hebt gedownload, bewaart u in uw eigen dossier, volgens uw eigen regels. Vertel uw cliënt hoe lang dat is.
• Is dit voldoende voor de geldverstrekker? Dat bepaalt de geldverstrekker. TransferGuard zorgt voor het veilig overbrengen.

Dit artikel gaat over het veilig ontvangen en delen van documenten en is geen hypotheekadvies. Welke stukken nodig zijn en hoe lang u ze mag bewaren, bepalen de wet, uw beroepsregels en de geldverstrekker.