E-mail, een gewone downloadlink of een beveiligde link: wat is het verschil?

Wie weet hoe een bestand onderweg is, kan per document kiezen wat past, en voorkomt dat een paspoort of jaarrekening maandenlang in een mailbox blijft liggen waar u geen zicht meer op heeft. Het probleem is dat een bijlage, een gewone downloadlink en een beveiligde link er voor de ontvanger bijna hetzelfde uitzien. Het verschil zit in wat er achter de schermen gebeurt.

In dit artikel leggen we per manier uit hoe het risico ontstaat, met voorbeelden uit het dagelijks werk van een kantoor. Daarna krijgt u een handige toets om zelf te bepalen welke manier bij welk document past.

Bijlage en beveiligde link naast elkaar

Waarom een e-mailbijlage zo hardnekkig is

Een e-mail is geen brief die u afgeeft, maar een kopie die zich vermenigvuldigt. Het bericht staat in uw map met verzonden items, op de mailserver van uw aanbieder, in de mailbox van uw ontvanger en vaak ook op een telefoon, een laptop en in een back-up. Verwijdert u de mail, dan verdwijnen die andere kopieën niet vanzelf. Daardoor heeft een bijlage in de praktijk geen einddatum.

Een voorbeeld: u mailt een cliënt een kopie van haar paspoort terug omdat ze die nodig heeft voor een formulier. Twee jaar later wordt het mailaccount van haar partner, waaraan de mailbox gekoppeld is, gehackt. Niemand heeft iets fout gedaan bij het versturen, en toch ligt het paspoort bij een vreemde. Dat risico ontstaat niet bij het versturen, maar door de tijd dat het bestand blijft staan.

Een gewone downloadlink is niet automatisch veilig

Een downloadlink lijkt veiliger dan een bijlage, en dat is hij soms ook: het bestand staat niet meer in elke mailbox, en veel diensten laten de link na een tijd vervallen. Maar werkt de link voor iedereen die hem heeft, dan is hij zo veilig als de mailbox waar hij in staat. Stuurt de ontvanger hem door, of leest iemand mee, dan komt een ander erbij. U merkt dat niet.

Denk aan een boekhouder die een jaarrekening deelt met een link en die link in een mail zet aan de eigenaar van een bedrijf. De eigenaar stuurt de mail door aan zijn adviseur, die hem weer doorstuurt naar een collega. Op elk van die plekken kan de link worden gelezen, en de link zelf vraagt nergens om bewijs dat de lezer de bedoelde persoon is. Bij een gewone link bepaalt het bezit van het adres wie erbij mag, niet de persoon.

Wat een beveiligde link anders doet

Een beveiligde link draait de volgorde om: eerst controleren wie het is, en dan pas het bestand vrijgeven. Zo blijft een doorgestuurde link bruikbaar als doorgeefluik, maar niet als sleutel. Wie de link opent zonder de juiste bevestiging, ziet alleen een scherm waar een code gevraagd wordt.

Daarnaast verloopt de link na een termijn die u kiest, waarna de bestanden worden verwijderd. Zo hoeft u niet te vertrouwen op iemands geheugen om iets op te ruimen. En omdat het bestand niet in een mail zit, ziet u ook wanneer het is opgehaald, in plaats van te blijven gokken of het is aangekomen.

Waar u op let bij een beveiligde link

Niet elke dienst die zich veilig noemt, doet wat u verwacht. Deze vier vragen helpen u om dat zelf te toetsen, en ze laten zien waarom elk onderdeel ertoe doet.

1. Wordt het bestand versleuteld voordat het uw apparaat verlaat? Zo kan niemand onderweg of op de server het bestand zomaar lezen.
2. Moet de ontvanger zich eerst bevestigen, bijvoorbeeld met een code of een identiteitscontrole? Zo helpt een doorgestuurde of onderschepte link een vreemde niet verder.
3. Verloopt de link vanzelf, en verdwijnt het bestand dan echt bij de dienst? Zo blijft daar geen kopie liggen die u vergeten bent.
4. Ziet u wanneer het is opgehaald? Zo weet u dat het aangekomen is en hoeft u niet te bellen om dat te vragen.

Wanneer welke past

De beste vuistregel is een vraag: wat gebeurt er als dit bestand bij de verkeerde persoon terechtkomt? Is het antwoord niets bijzonders, dan is een gewone mail prima. Zijn het schade, gêne of een melding bij een toezichthouder, dan hoort er een controle bij.

• Een kort bericht zonder gevoelige gegevens: gewone e-mail is prima.
• Een gewone presentatie of brochure: een gewone link is voldoende.
• Een paspoort, jaarrekening, medisch stuk of contract: een beveiligde link met een code.
• Echt gevoelige stukken waarbij u zeker wilt weten wie ze opent: een identiteitscontrole erbij.

Veelgemaakte fouten

• De code en de link in dezelfde mail sturen. Wie die mail leest, heeft dan beide, en de controle is weg. Laat de code daarom via een ander kanaal of rechtstreeks bij de ontvanger aankomen.
• Een bestand met een wachtwoord beveiligen en het wachtwoord in de mail eronder zetten. Dat is een slot waarvan de sleutel aan de deur hangt.
• Een link die jaren geldig blijft. Als niemand hem meer nodig heeft, hoort hij niet meer te werken.
• Aannemen dat een bijlage verdwenen is omdat u hem verwijderd heeft. De ontvanger en de mailserver bewaren hun eigen kopie.
• Een gewone link gebruiken omdat de ontvanger anders zou moeten inloggen. Dat hoeft bij een goede beveiligde link niet, want een code per e-mail is genoeg.

Hoe TransferGuard dit oplost

Bij TransferGuard worden uw bestanden in uw browser versleuteld voordat ze uw apparaat verlaten. Standaard mailt TransferGuard de ontvanger een link zonder sleutel. De sleutel staat versleuteld bij ons en komt pas vrij nadat de ontvanger zich bevestigt met een code per e-mail, of met Certified Delivery met een identiteitscontrole. Een doorgestuurde mail levert een vreemde dus niets op.

Wilt u dat de sleutel nooit op onze server komt, dan kiest u bij het versturen voor de optie waarbij u de link zelf deelt. Alleen in dat geval is er sprake van end-to-end versleuteling. De versleutelde bestanden staan in de EU en worden na de termijn die u kiest verwijderd. Wat de ontvanger al heeft gedownload, staat op zijn eigen apparaat.

Gratis kunt u tot 3 GB per transfer versturen, 3 transfers per kalendermaand, met bestanden die 5 dagen beschikbaar blijven. U krijgt een e-mail zodra alles is gedownload. De ontvanger heeft geen account of app nodig. Met Certified Delivery (15 euro per maand excl. btw) verstuurt u tot 25 GB, kunt u ook een sms-code of identiteitscontrole vragen en krijgt u een PDF-rapport met een tijdstempel van een onafhankelijke partij.

Dat rapport laat zien wanneer de bestanden zijn opgehaald en dat ze compleet en ongewijzigd zijn aangekomen. Het bewijst niet dat iemand de bestanden ook gelezen heeft, en ook niet wie er achter het toetsenbord zat, tenzij u een identiteitscontrole hebt gevraagd.

Dit artikel noemt geen specifieke diensten. Vergelijk altijd zelf wat een dienst belooft over versleuteling, bewaartermijn en controle van de ontvanger.